Domande ricorrenti e risposte, sempre a tua disposizione

Q) Digithera è un Intermediario Abilitato alla trasmissione di Fatture Elettroniche alla PA?

A) Digithera è sicuramente un Intermediario Abilitato. I fornitori della PA possono delegare Digithera ad essere emittente (che quindi appone firma digitale) e trasmittente (che quindi invia fatture al Sistema di Interscambio) con la assicurazione che le proprie fatture saranno prese in carico e gestite in sicurezza e professionalità. Digithera dispone di due canali di trasmissione certificati da SdI (FTP e web services) per una gestione integrata e completa. 

Q) Come riesce Digithera a vendere i propri servizi di fatturazione per la PA a prezzo puramente variabile?

A) Digithera ha sviluppato tecnologie e processi di lavoro che le permettono di essere molto efficiente nel processo di costruzione dei modelli di fattura, nei processi di convalida e in quello di conversione tra formati. Inoltre Digithera riesce a distribuire una serie di costi di approntamento fissi nel prezzo unitario per singola fattura.

Q) Perché inviare una fattura cartacea costa di più di tutti gli altri formati?

A) L’elaborazione di una fattura cartacea prevede una serie di interventi manuali non necessari per gli altri formati, tra i quali l’apertura delle buste, lo smistamento, la scansione delle fatture e un processo di convalida più complesso. Digithera incentiva l’utilizzo della stampante virtuale InDigita, che riduce sensibilmente il prezzo per fattura. E l’ambiente ringrazia!

Q) Se acquisto credito per inviare le mie fatture alla PA in uno dei formati indicati, posso comunque inviare la fattura in un formato diverso? 

A) No, tale operazione non è possibile. E' naturalmente possibile acquistare crediti per diversi formati di invio (es. 50 fatture ReDigimail e 50 fatture ReDigit), sia in contemporanea, indicando i volumi per ogni formato nell'apposito campo del configuratore, che con due ordini di acquisto separati e successivi (es. prima 50 fatture ReDigimail e poi 50 fatture con ReDigit).

Q) Quanto dovrò aspettare per inviare o digitare le mie fatture dopo aver effettuato l'acquisto del Servizio? 

A) Dopo aver effettuato la registrazione è possibile effettuare l'acquisto del Servizio mediante pagamento con Carta di Credito o Bonifico Bancario. L'attivazione del servizio avviene al momento della ricezione del pagamento, ovvero all'atto dell'emissione della fattura. Tale occorrenza si ha più o meno in tempo reale con pagamento in modalità online (CC o Paypal), mentre richiede 2 o 3 giorni nel caso di pagamento con Bonifico bancario. 

Q) Per mandare in conservazione sostitutiva le fatture da inviare alla PA, dovrò sostenere costi ulteriori rispetto a quelli che risultano dal configuratore?

A) No, non si dovranno sostenere ulteriori costi. La componente di costo per questo servizio è quindi inclusa nel prezzo unitario che risulta dal configuratore.

Q) Con Digithera posso inviare in conservazione sostitutiva tutte le mie fatture, anche quelle per i mie clienti privati?

A) Si. Le aziende che vorranno utilizzare questo servizio potranno inoltre ricevere il supporto di Digithera per generare le fatture elettroniche direttamente dal proprio gestionale oppure per convertire in elettronico tutte le fatture generate in formato digitale, pronto per la conservazione sostitutiva.

Q) Quanto tempo è necessario per attivare il servizio di fatturazione elettronica verso la PA?

A) Servono pochi minuti: il tempo di decidere con quale formato inviare le fatture, calcolare il costo del servizio con il configuratore di Digithera, registrarsi al sito ed acquistare un pacchetto di crediti prepagati.

Q) Come faccio ad avere la garanzia che Digithera non perderà le fatture da inviare alla PA?

A) Digithera ha strutturato i suoi servizi in modo tale da minimizzare la possibilità di perdita di documenti una volta che questi sono stati presi in consegna, anche tramite l’utilizzo di sistemi ridondanti. Utilizzando la stampante virtuale di InDigita, ad esempio, si ottiene un immediato riscontro dall’Hub della presa in carico.

Q) Quale è il ruolo formale svolto da Digithera nell’erogazione del servizio di fatturazione elettronica verso la PA?

A) Se il servizio acquistato è Tutto Compreso, Digithera assume il ruolo di “Emettitente” e “Trasmittente” in nome e per conto di colui che fornisce la delega (Cedente/Prestatore oppure Intermediario), accettando le condizioni di acquisto del servizio.

Q) Non dispongo di un programma che crea fatture in PDF, ci sono applicazioni gratuite o opensource che si possono usare ?

A) Si, oltre a quelli a pagamento, ne esistono alcuni gratuito o OpenSource che svolgono egregiamente lo stesso compito, tra cui suggeriamo PrimoPDF.

Q) Le informazioni che bisogna mettere nella Fattura Elettronica per la PA sono le stesse di una fattura tradizionale oppure ne servono di più? In questo caso, quali sono e dove vanno inserite?

A) Oltre a dover inserire obbligatoriamente il Codice Univoco Ufficio sempre ed i codici CIG e CUP quando disponibili, la Fattura Elettronica per la PA in effetti richiede una serie di campi obbligatori, alcuni dei quali non dipendono dal bene o dalla prestazione ma dalla natura del Cedente/Prestatore (Fornitore), come descritto nelle Regole Tecniche della Fattura PA (disponibili a questo link) . I Clienti di Digithera possono inserire le informazioni obbligatoriamente richieste dalla PA nella propria area riservata, in forma guidata, nella sezione denominata "Informazioni richieste per fatture PA". Quando poi Digithera riceve la fattura nel formato scelto da ogni fornitore, provvede lei stessa ad inserire tutte le altre informazioni già registrate nel portale in automatico in ogni fattura elettronica generata.

Q) Cosa è il codice IPA e che differenza c'è con il Codice Univoco Ufficio?

A) L'Ipa è l'anagrafica di riferimento per la fatturazione elettronica e, in base all'articolo 3 del Dm 55 del 2013, assegna il Codice Identificativo Univoco agli Uffici identificati dalle pubbliche amministrazioni come deputati in via esclusiva alla ricezione delle fatture elettroniche. Quindi Codice IPA e Codice Univoco Ufficio sono sinonimi. Tale codice è alfanumerico (include numeri e lettere) ed è lungo 6 caratteri (es. ENAC: UFCGFV)

Q) Il Codice Fiscale e la Partita Iva di un Cliente della PA sono sempre uguali? E se non dispongo della Partita IVA?

A) Nelle regole tecniche della Fattura PA i dati obbligatori per identificare un cliente destinatario della PA sono : Denominazione, Indirizzo completo, Codice Univoco Ufficio e Codice Fiscale. La PArtita IVA NON è un campo obbligatorio. In particolare nella PA i due codici spesso NON coincidono e se si forza la P.IVA ad essere uguale al Codice Fiscale senza aver controllato si incorre in un errore che porta al rigetto della Fattura da parte del Sistemd di Interscambio. L'associazione è quindi sempre Codice Univoco Ufficio (IPA) e Codice Fiscale. Se non si è certi della P. IVA è meglio ometterla. 

Q) Come posso effettuare ricerche sull'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) che devo obbligatoriamente inserire nelle mie fattura alla PA?

A) E’ stato appositamente creato un portale web accessibile a tutti, costantemente aggiornato, dove si possono effettuare ricerche generiche e ricerche avanzate. La ricerca generica è una ricerca testuale, mentre la ricerca avanzata prevede diverse modalità per la ricerca delle informazioni all'interno dell'Indice:

Q) Cosa accade quando la PA Cliente non ha comunicato/indicato ai propri fornitori il proprio codice IPA di destinazione?

A) La legge affida alla PA Cliente il compito di comunicare al fornitore (cedente/prestatore) il proprio codice IPA dell’ufficio di destinazione. Può accadere che la PA non provveda ad inviare tale comunicazione, ed in questo caso il fornitore è tenuto a cercare ed inserire il corretto codice IPA in tutte le fatture che invia alla PA. Si possono quindi verificare 3 situazioni particolari:

• La PA Cliente ha comunque definito codici IPA per ogni ufficio di destinazione. Si tratta solo di identificarlo tramite il sito www.indicepa.gov.it.

• La PA Cliente non ha comunicato/definito alcun codice IPA >> il fornitore inserisce 999999 nel campo codice IPA.

• La PA Cliente non ha associato codici IPA univoci a tutti gli uffici corrispondenti alle destinazioni delle fatture ma è stato definito un solo "Ufficio centrale" che ricopre il ruolo di "Uff-eFatturaPA". In questo caso il codice IPA da indicare in fattura è quello di questo ultimo ufficio.

Quando il Sistema di Interscambio riceve una fattura PA valida, viene tentato il recapito all’indirizzo IPA indicato.

Il caso 1 è quello normale in cui l’ufficio di destinazione riceve la fattura regolarmente.
Nei casi 2 e 3, o in caso di problemi di recapito, Il Sistema di Interscambio emette entro 10 giorni una “Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito” quando si verificano i seguenti eventi:

• E’ presente il codice destinatario valorizzato a “999999” ed è verificata l’impossibilità di identificare univocamente un ufficio di fatturazione elettronica con il codice o identificativo fiscale della PA Cliente presente nella fattura inviata;

• Alla mancata disponibilità tecnica di comunicazione con il destinatario.

In questi casi per il fornitore la fattura è da intendersi regolarmente emessa: Essendo però impossibile recapitarla attraverso il Sistema di Interscambio, è necessario che il fornitore la invii per altri canali, es. PEC, direttamente all’ufficio della PA Cliente. In nessun caso può inviare la stessa fattura al Sistema di Interscambio perché si tratterebbe di fattura duplicata, e quindi rigettata. Essendo inoltre queste notifiche “definitive”, la fattura insieme alle sue notifiche può essere inviata in conservazione.

Q) E’ sempre obbligatorio che le fatture elettroniche verso la PA riportino CUP e CIG nel caso di appalti pubblici?

A) Nel recente DL 66/2014 viene prevista tale obbligatorietà, pena il divieto di procedere al pagamento della fattura da parte della PA ricevente. Il Decreto Legge prevede che:

• Il CIG (Codice Identificativo di Gara) debba essere riportato tranne i casi di esclusione dall’obbligo di tracciabilità di cui alla legge 13 agosto 2010, n. 136. Questo Codice è alfanumerico ed ha una lunghezza di 10 caratteri.

• Il CUP (Codice Unico di Progetto) debba essere riportato in caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari, o interventi eseguiti ai sensi dell’articolo 11 della legge 3/2003 .In particolare l’art.11 della legge 3/2003 disciplina il “Codice unico di progetto degli investimenti pubblici”, che, per ogni nuovo progetto di investimento pubblico le PA competenti, o i soggetti aggiudicatori, richiedono in via telematica secondo una specifica procedura definita dal CIPE.Questo Codice è alfanumerico ed ha una lunghezza di 15 caratteri.

Le regole tecniche della Fattura PA prevedono che i codici CIG e CUP siano obbligatoriamente associati, quando presenti, ad un documento di riferimento (es. Contratto o Ordine), caratterizzato da un numero di riferimento. Qualora questo non sia presente nel documento fiscale, occorrenza molto frequente, verrà creato in automatico un riferimento contratto con numero 1, 2, ecc quanti sono i codici presenti nel documento. Si consiglia comunque di indicare sempre il documento a cui fanno riferimento CIG e CUP. La data di tale riferimento non è più obbligatoria anche se gradita.

Q) Quali accorgimenti bisogna prendere nei registri IVA se si intende mandare in conservazione elettronica le sole fatture elettroniche inviate alla PA?

A) L’Art. 5.3 della Circolare 36 del 6/12/2006 emessa dall’Agenzia delle Entrate fornisce dei chiarimenti a questo proposito, ammettendo la conservazione con le modalità tradizionali delle fatture in formato analogico a condizione che le stesse siano annotate in un apposito sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico, senza soluzione di continuità per periodo di imposta.

In presenza di questa condizione, dovrà essere eseguita un'unica modalità di conservazione per l'intero periodo d'imposta per ogni singolo cliente (es. la PA), in modo che le fatture emesse risultino annotate tutte nello stesso registro.

Qualora, infine, il contribuente decida nel corso del periodo di imposta di procedere alla conservazione elettronica delle fatture fino ad allora conservate in modalità tradizionale, dovrà applicare le medesime regole per tutte le fatture create o emesse a partire dall'inizio del periodo di imposta.

La numerazione delle fatture per sezionali si può effettuare a) riservando degli intervalli di numerazione senza rischio di sovrapposizione, ad esempio aggiungendo un ordine di grandezza al numero di fatture annuali emesse (es. se emetto 10,000 fatture/anno faccio partire un sezionale dal numero 100.000); b) aggiungendo un prefisso e/o un suffisso che esprime la denominazione del sezionale stesso. Nel momento in cui sottoscrive l’incarico di conservazione al Provider di Conservazione il fornitore della PA deve quindi scegliere una delle seguenti soluzioni:

• <nr progressivo>, ad esempio: 000125, oppure 125 > nessun sezionale separato o sezionale con intervallo "fuori scala".

• <prefisso> <nr progressivo>, ad esempio: 2014-000125, oppure A/125 > sezionale 2014- o A/

• <nr progressivo> <suffisso>, ad esempio: 000125 A, oppure 125 (2014A) > sezionale A o (2014A)

• <prefisso> <nr progressivo> <suffisso>, ad esempio: 2014-000125/A > sezionale 2014- … /A

Q) Cosa bisogna fare per adeguare il sistema gestionale e il formato di stampa della fattura per includere tutti i campi obbligatori richiesti dal Sistema di Interscambio per evitare che la mia fattura sia rigettata? Servono inoltre modifiche di altra natura al sistema gestionale?

A) Il gestionale dovrà prevedere la gestione di un campo IPA, preferibilmente nell’anagrafica del Cliente, che dovrà risultare in stampa in prossimità del campo CODICE FISCALE. I Campi CIG e CUP potranno essere inseriti nel corpo della fattura in relazione ad un riferimento (acquisto, contratto o convenzione). E’ inoltre necessario, salvo che tutte le fatture attive siano già in conservazione sostitutiva, prevedere un nuovo sezionale IVA dedicato alle fatture elettroniche verso la PA, dato che dovranno obbligatoriamente andare in conservazione elettronica sostitutiva (vedi Q&A precedente). Sarebbe preferibile, sebbene non obbligatorio, prevedere un nuovo sezionale anche se le proprie fatture attive sono già in conservazione elettronica sostitutiva, dato che il formato inviato sarebbe diverso (XML-PA vs PDF o vs XML standard).  

Q) E' obbligatorio che la numerazione delle fatture parta sempre da 1 per ogni anno fiscale?

A) La numerazione delle fatture inizial la sua disciplina dal  D.P.R. n. 633 del 26 ottobre 1972 ed ha subito nel tempo una serie di modifiche che  ne hanno ridefinito la struttura a partire dal 1 Gennaio 2013. A partire da tale data infatti può essere adottata una numerazione progressiva che, partendo dal numero 1, prosegua ininterrottamente per tutti gli anni solari di attività del contribuente, fino alla cessazione dell'attività stessa. Questa tipologia di numerazione progressiva è, di per sé, idonea ad identificare in modo univoco la fattura, in considerazione della irripetibilità del numero di volta in volta attribuito al documento fiscale. Peraltro, qualora risulti più agevole, il contribuente può continuare ad adottare il sistema di numerazione progressiva per anno solare, in quanto l'identificazione univoca della fattura è, anche in tal caso, comunque garantita dalla contestuale presenza nel documento della data che costituisce un elemento obbligatorio della fattura.

Q) Quale è la struttura di messaggi e notifiche ricevute dal Sistema di Interscambio a fronte dell'invio di una Fattura?

A) SdI distingue tre tipi di file: 1) La Fattura PA, nel fatidico formato XML-PA; 2) Un archivio di Fatture PA ovvero uno ZIP cher contiene più di una Fattura PA; 3) Un file messaggio che contiene, previa decodifica, una serie di informazioni relative alle Fatture PA inviate mediante file di natura 1) o 2). I messaggi possibili sono elencati di seguito:

• Notifica di Scarto - inviata da SdI al trasmittente nelc aso in cui la Fattura PA non supera i controlli previsti
• Ricevuta di Consegna - inviata da SdI al trasmittente per certificare l'avvenuta consegna alla PA destinataria
• Notifica di Mancata Consegna - inviata da SdI al trasmittente per segnalare la temporanea impossibilità di recapitare la fattura alla PA destinataria
• Notifica di Esito Committente - messagguio facoltativo che la PA destinataria può inviare a SdI per segnalare, entro 15 gg dalla data della Ricevuta di Consegna, l'accettazione o il rifiuto della fattura.
• Notifica di Esito - messaggio che SdI inoltra al trasmittente la "Notifica di Esito Committente" qualora ricevuta entro 15 gg dalla data della Ricevuta di Consegna
• Notifica di Decorrenza Termini - messaggio inviato da SdI sia alla PA destinataria che al trasmittente nel caso in cui non abbia ricevuto la "Notifica di Esito Committente" entro 15 gg dalla data della "Ricevuta di Consegna" o dalla data della "Notifica di Mancata Consegna", solo se questa segua una "Ricevuta di Consegna".
• Attestazione di Avvenuta Trasmissione con Impossibilità di Recapito - messaggio che SdI invia al trasmittente nei casi di impossibilità di recapito del file all’amministrazione destinataria per cause non imputabili al trasmittente (amministrazione non individuabile all’interno dell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni oppure problemi di natura tecnica sul canale di trasmissione)